Le travail administratif peut rendre la gestion de nos tâches très difficile si nous ne disposons pas du logiciel adéquat. Nous avons besoin d’applications telles que la suite Microsoft Office ou un éditeur de PDF pour pouvoir travailler efficacement et être prêts pour toute tâche.
Vous trouverez ci-dessous une liste d’applications que vous devriez avoir sur votre ordinateur si vous souhaitez développer votre carrière dans des postes administratifs. Que vous souhaitiez travailler dans le marketing numérique, le développement de projets, les ressources humaines ou tout autre secteur similaire, ces applications sont parfaites pour vous.
1. Applications Office
Il est clair que la suite bureautique de référence est Microsoft Office, avec des applications comme Microsoft Excel ou Microsoft Word qui font partie intégrante de notre boîte à outils de base. La mauvaise nouvelle est que la suite Office coûte 69,99 € / an, un prix qui ne convient pas à tout le monde. D’un autre côté, il existe d’autres applications bureautiques qui offrent des versions gratuites compatibles avec Excel, Word ou PowerPoint.
2. Éditeurs de PDF
Les documents PDF sont essentiels à notre travail dans presque tous les domaines. Ils nous permettent de présenter nos fichiers de manière impeccable et sont idéaux pour conserver le format du document lors de l’impression. Cependant, il n’est pas facile de les modifier sans le logiciel adéquat. Une application pour modifier PDF, telle que SmallPDF, peut nous aider à modifier facilement le texte ou les images d’un fichier PDF.
3. Gestionnaires de courrier électronique
Dépendre d’un navigateur web pour consulter notre courrier personnel ou professionnel peut rendre la gestion de nos e-mails très difficile. Les plateformes de messagerie web sont lentes, ont tendance à tomber en panne et rendent très difficile la gestion simultanée de plusieurs comptes de messagerie. Il est donc préférable d’utiliser un gestionnaire de courrier électronique gratuit, tel que Mozilla Thunderbird, pour répondre à chaque e-mail beaucoup plus rapidement.
4. Outils anti-malware
Notre travail est très précieux, tout comme les documents de nos clients, collègues ou patrons. Les cyberattaques se multiplient en France, il est donc crucial de protéger ces documents comme il se doit. Un outil anti-malware est indispensable dans notre suite d’applications, mais il est recommandé d’éviter les logiciels anti-virus gratuits, car ils sont très peu fiables.
5. Gestionnaires de mots de passe
En travaillant dans un bureau, nous accédons à une grande variété de plateformes, ce qui implique la gestion d’un grand nombre de comptes différents. Utiliser le même mot de passe pour tous ces comptes est clairement imprudent. L’idéal est de créer des mots de passe complexes et robustes pour chaque compte, mais il est très difficile de s’en souvenir. Un gestionnaire de mots de passe s’occupe de tout cela et protège nos mots de passe sous forme cryptée sur notre appareil.
6. Gestionnaires de projets
Disposer d’une plateforme qui nous permet d’organiser nos projets est vraiment utile, surtout si nous travaillons en équipe. Il existe différentes applications de gestion de projets, comme Asana, Trello ou une plateforme polyvalente comme Microsoft Teams. Évidemment, nous devrons utiliser la plateforme choisie par notre entreprise, mais, à titre personnel, nous pouvons également rechercher des organisateurs personnels en ligne.
7. Systèmes d’hébergement en cloud
Les disques durs sont l’endroit idéal pour sauvegarder nos fichiers, mais ce n’est pas le seul. En cas de défaillance matérielle, nous risquons de perdre nos données, il est donc préférable de les sauvegarder sur le cloud. Les plateformes comme Dropbox ou Google Drive sont excellentes pour cela, et elles sont aussi très utiles pour travailler à distance ou partager nos documents.
8. Outils de gestion du temps
Une gestion intelligente de notre temps devant l’ordinateur nous permet d’améliorer notre productivité, ce qui peut souvent se traduire par plus de revenus si nous travaillons en freelance. Une bonne façon d’y parvenir est d’utiliser des outils de gestion du temps tels que Toggl ou RescueTime, qui nous permettent de contrôler notre propre temps de travail ou celui de notre équipe. Il est toujours possible s’améliorer !
Choisir les bonnes applications pour réaliser notre travail administratif nous permettra non seulement d’améliorer notre performance et de contribuer au succès de notre entreprise, mais aussi de mieux gérer notre temps et de rentrer chez nous plus reposés. De plus, beaucoup de ces applications sont gratuites ou coûtent très peu, de sorte que posséder le bon logiciel est à la portée de tous !
